Frodi occupazionali: l’importanza dei controlli interni
Frodi occupazionali: il ruolo del sistema di controllo interno
Raggiungere una adeguata consapevolezza degli elementi che contribuiscono al verificarsi delle frodi è il primo passo per non farsi trovare impreparati.
La survey ‘Report to the Nations 2018’ condotta da ACFE fornisce un utile spunto, poiché esamina casi di frode realmente accaduti a livello mondiale analizzandone tutti gli aspetti al fine di identificare le criticità che possono aver contribuito al verificarsi o al protrarsi nel tempo degli eventi fraudolenti.
Come evidenziato nella letteratura anglosassone in quello che viene definito il “Triangolo della frode”, gli elementi che devono essere presenti perché si verifichi una frode sono i seguenti:
- la pressione: il management o i dipendenti percepiscono qualche fattore di pressione che li motiva alla frode
- l’opportunità: l’assenza di controlli ovvero controlli inefficaci costituiscono un’opportunità per perpetrare la frode
- la razionalizzazione: il frodatore è in grado di razionalizzare la frode quale atto conforme al proprio codice etico
Una delle criticità individuate dalla survey ACFE è l’inefficacia o la mancanza di un adeguato sistema di controllo interno che rappresenta, nel summenzionato “Triangolo della frode”, l’opportunità offerta al dipendente infedele di porre in essere un comportamento fraudolento.
Infatti, come riportato dalla survey ACFE, nel 30% dei casi le frodi sono avvenute per mancanza di controlli interni, mentre nel 19% dei casi gli autori delle frodi sono riusciti ad aggirare i controlli presenti all’interno dell’organizzazione.
A conferma di quanto appena esposto, la tabella che segue mostra le principali ragioni che hanno dato modo agli eventi fraudolenti di verificarsi:
Nella tabella che segue, la survey ACFE fornisce un’idea di come la mancanza o l’inadeguatezza delle diverse componenti di un sistema di controllo interno abbia influenzato lo schema fraudolento utilizzato.
L’appropriazione indebita così come le false comunicazioni finanziarie trovano un ambiente fertile in situazioni in cui il sistema di controllo interno è carente, mentre i fenomeni di corruzione sono più diffusi ove il management è poco attento a fornire all’organizzazione linee di condotta chiare che evidenzino ciò che è permesso e ciò che è vietato.
Al fine di contestualizzare quanto sopra si riporta di seguito un caso reale recentemente accaduto in Italia:
Case study
Azienda di distribuzione di medio-grandi dimensioni con una responsabile amministrativa, che godeva della fiducia del management, con una lunga anzianità aziendale e libero accesso a tutte le procedure aziendali. La frode è stata perpetrata per un periodo ultradecennale con una perdita complessiva accertata pari a circa 23 milioni di Euro che ha portato la società in una situazione concorsuale.
La responsabile amministrativa manteneva, tra l’altro, rapporti con i principali clienti dell’azienda gestendo gli incassi delle loro fatture e le riconciliazioni bancarie. Nel corso degli anni ha indebitamente sottratto all’azienda gli incassi dei clienti manipolando le scritture contabili e alterando gli estratti conto bancari in modo da nascondere la frode alla società incaricata della revisione esterna e al Collegio Sindacale. La frode, scoperta casualmente, si è protratta per anni e l’azienda è riuscita a recuperare solo una minima parte di quanto sottratto.
Una maggiore ‘segregation of duties’ nell’ambito dell’organizzazione e una più attenta review da parte del management avrebbero potuto evitare/limitare la frode o quantomeno accorciarne in modo significativo la durata.
La survey ACFE evidenzia, inoltre, come la presenza di adeguati strumenti di controllo possa influire sull’entità delle perdite subite e sulla durata degli schemi fraudolenti.
Come evidenziato nella tabella appena esposta le verifiche e le analisi proattive dei dati unitamente a controlli esterni a sorpresa sono strumenti efficaci nell’identificare le frodi e ridurne la durata.
Significativo notare che nonostante questi dati, in base alla survey ACFE, solo il 37% delle organizzazioni vittime di frode ha implementato tali controlli.