Gestire la global mobility ai tempi del Coronavirus

La diffusione del nuovo Coronavirus (Covid-19) in tutto il mondo sta avendo un impatto umanitario rilevante e sempre di più anche un impatto economico, dai mercati azionari alle supply chain globali. Mentre i governi si muovono rapidamente per contenere la diffusione del virus, i datori di lavoro di tutto il mondo lavorano anch’essi per cercare di capire come gestire i dipendenti nelle aree interessate portando avanti nel contempo le loro attività.

Gli sviluppi giornalieri sono stati accompagnati da raccomandazioni del Wall Street Journal, della Harvard Business Review e dello U.S. Center for Disease Control (CDC) che notano come il virus potrebbe causare serie interruzioni nel lavoro dei dipendenti. Per le multinazionali con attività in tutto il mondo, in cui i dipendenti hanno maggiori possibilità di trasferirsi all’estero, sia come parte delle strategie di continuità aziendale sia per ragioni personali, tutto ciò potrebbe comportare una serie di altre questioni inaspettate da affrontare.

In questo articolo analizzeremo le misure che i governi stanno adottando per rispondere alle questioni relative agli adempimenti fiscali individuali e alle aree fiscali a rischio che gli imprenditori dovrebbero considerare nel formulare le politiche sulle modalità di lavoro nei prossimi mesi.

La risposta fiscale iniziale

La maggior parte dei governi sta adottando un approccio attendista per quanto riguarda gli effetti sulle dichiarazioni dei redditi annuali delle persone fisiche e i cambiamenti fiscali a seguito dell’impatto economico del coronavirus. Mentre alcuni paesi hanno prorogato le scadenze fiscali per agevolare il carico di adempimenti in capo ai contribuenti in questo periodo difficile, la maggioranza di essi non ha ancora annunciato cambiamenti. I contribuenti dovranno pertanto continuare a rispettare i loro obblighi fiscali. I lavoratori che si muovono a livello internazionale e che devono presentare dichiarazioni dei redditi in più di un paese, dovranno rispettare tutti gli adempimenti.

Laddove ci fossero impedimenti significativi all’ottenimento delle informazioni necessarie per completare una dichiarazione, potrebbe essere possibile richiedere un’estensione della scadenza, o alternativamente, valutare se sussistono valide ragioni per un deposito tardivo richiedendo alle autorità fiscali una riduzione delle possibili sanzioni.

Al contrario di quanto sopra, le previsioni di bilancio di Hong Kong hanno tenuto debito conto dell’impatto del coronavirus, nonché delle proteste durate mesi, presentando una serie di misure atte a stimolare l’economia locale. Il Bilancio prevede una riduzione delle imposte sul reddito da lavoro dipendente, con un tetto massimo di HK $ 20.000 (circa US $ 2.550) e un’erogazione di denaro a tutti i residenti permanenti di Hong Kong con più di 18 anni di HK $ 10.000 (circa US $ 1.250).

Per le imprese globali con dipendenti con mobilità a livello internazionale a Hong Kong e in altri paesi, sarà importante identificare quali di questi incentivi saranno inclusi quale parte delle procedure sugli incarichi internazionali e fiscali. Matureranno in capo alla persona o alla società? Come verranno informati i dipendenti? Inoltre, per quanto riguarda quei dipendenti bloccati nelle aree colpite, quale tipo di supporto viene fornito per gestire i loro adempimenti fiscali e mitigare l’impatto delle potenziali sanzioni per ritardi negli adempimenti?

Panoramica delle misure fiscali in alcuni paesi colpiti

Il panorama della mobilità durante il Coronavirus

Molti datori di lavoro dovranno annunciare alcuni cambiamenti nei rapporti di lavoro nel corso dei prossimi mesi. Alcune delle iniziative adottate dalle multinazionali includono la possibilità per i propri dipendenti di lavorare da remoto, la limitazione dei viaggi di lavoro domestici e internazionali, la cancellazione di eventi e il trasferimento dei dipendenti presso nuove sedi internazionali. La maggiore flessibilità ha il potenziale di creare nuove sfide per i professionisti dell’area global mobility, estendendo il proprio ambito di responsabilità e aumentando la complessità della gestione fiscale nel periodo di risposta al coronavirus.

Individuare e gestire i cosiddetti ‘Stealth expats’

Oltre ai programmi formali di mobilità dei dipendenti, nel corso degli anni le società multinazionali spesso vedono alcuni dei propri dipendenti decidere di spostarsi insieme alle proprie famiglie in risposta a eventi che avvengono nel Paese in cui sono stati trasferiti. Per esempio, in alcune società i dipendenti hanno cominciato a lasciare la Cina già prima che il virus si diffondesse e altri in Asia-Pacifico muoversi verso Paesi meno colpiti.

Applicando la politica del lavoro da remoto oltre i suoi scopi originari, comprensibilmente i dipendenti possono prendere precauzioni su cui il datore di lavoro ha una limitata visibilità, o non ne ha affatto, in particolare quando si organizza un viaggio al di fuori dei sistemi di prenotazione aziendali.

I professionisti dell’area global mobility dovranno lavorare a stretto contatto con i Partner e i dipartimenti HR per individuare e gestire quei dipendenti che si spostano per lavorare in un altro Paese. Mentre le imprese stanno rispondendo all’emergenza virus con nuove line guida di viaggio, i dipendenti possono spostarsi senza approvazione formale.

• Stabile Organizzazione

Quando un dipendente lavora in un Paese o in remoto da un Paese nel quale la società non ha un’entità, la società stessa è esposta al rischio di creare una presenza soggetta a tassazione in quel Paese e, per esempio, i profitti della società potrebbero essere assoggettati all’imposta sulle società nel Paese in cui in dipendente si trasferisce.

I fatti e le circostanze specifici dovrebbero essere analizzati di volta in volta per ogni singolo caso, ma se un dipendente si stabilisce a lungo termine in un Paese questo può dare vita a una stabile organizzazione, creando un luogo fisso di attività o sulla base del ruolo che il dipendente svolge nel Paese.

Mentre molti trattati contro la doppia imposizione garantiscono una salvaguardia, in quei Paesi in cui non sono stati sottoscritti accordi o in cui il trasferimento si estende per un termine più esteso, è importante rivedere se gli “stealth expats” stanno esponendo la società a un rischio fiscale ed essere pronti ad intraprendere le azioni appropriate – che possono includere il trasferimento del dipendente o la momentanea sospensione dell’attività lavorativa.

• Imposte sul reddito delle persone fisiche

Se un dipendente si trasferisce in un altro Paese per fronteggiare la diffusione del virus, può incorrere anche in implicazioni dal punto di vista delle imposte sul reddito delle persone fisiche. I dipendenti devono comprendere ed essere consapevoli di tali implicazioni derivanti dalla loro presenza in un altro Paese e se possono pianificare un trasferimento per mitigare il carico fiscale ai sensi di un trattato contro la doppia imposizione – nel caso degli stealth expats, le società multinazionali potrebbero decidere di estendere l’assistenza fiscale nei confronti di questi nuovi espatriati se questo aiuta a gestire gli adempimenti fiscali.

• Ritenute e payroll

I datori di lavoro globali potrebbero anche accorgersi di avere degli obblighi in materia di payroll e di ritenute fiscali nei confronti di questi dipendenti, sia tramite un’entità locale che in qualità di datore di lavoro non residente. È opportuno tenere in considerazione gli obblighi correlati per l’impresa al fine di garantire una compliance globale, ma potrebbero dare origine a ulteriori complessità e oneri fiscali se dovessero sorgere obblighi ai fini delle imposte locali sull’occupazione.

• Previdenza sociale

Mentre molti Paesi possono contare su una fitta rete di trattati contro la doppia imposizione, esiste un numero più limitato di accordi bilaterali di totalizzazione che permettono ai dipendenti e ai datori di lavoro di far fronte agli obblighi previdenziali solo nel Paese di origine del dipendente.  Dipendenti che lavorano in un nuovo Paese pertanto possono incorrere in ulteriori obblighi previdenziali per sé e per il proprio datore di lavoro, che possono essere molto rilevanti.

• Doppia imposizione

I dipendenti devono inoltre essere consapevoli delle leggi del Paese in cui si trasferiscono -  o dal quale si trasferiscono. Alcuni Paesi, come il Brasile e la Cina, potrebbero considerare il reddito generato come totalmente tassato in quel Paese, indipendentemente dal luogo in cui il dipendente lavora fisicamente. Se uno “stealth expat” diventa soggetto a tassazione in un altro Paese, potrebbe incorrere in complessità e in oneri fiscali inaspettatamente elevati. Sarà la società a stabilire quale supporto, se del caso, potrà essere dato nelle specifiche situazioni.

Trasferimento strategico di team importanti

Le società multinazionali stanno rivedendo l’impatto del virus  sull’impresa, sui propri fornitori e sui propri clienti. Può essere consigliabile il trasferimento di team di dipendenti con ruoli strategicamente importanti al di fuori delle aree a rischio in modo da mantenerli in funzione più a lungo del previsto. Gli incarichi potrebbero aumentare per alcuni dipendenti conseguentemente a tale trasferimento, implicando possibili incarichi che non rientrano nei parametri della politica di global mobility in essere  di una società.

Flessibilità e proattività sono necessarie al fine di identificare i benefici di cui possono godere  dipendenti e le loro famiglie, l’entità delle implicazioni fiscali e retributive e il modo migliore per gestire in modo efficace questi incarichi in un periodo di tempo potenzialmente ignoto.

Il ruolo dei professionisti global mobility

I leader HR ricoprono un ruolo critico nell’assicurare alle imprese di perseguire la propria strategia di crescita globale, occupando sempre di più posizioni dirigenziali. La crescita globale richiede anche ai professionisti dell’area global mobility di impegnarsi al fine di consentire alle persone di operare a livello globale. Il coronavirus presenta una serie di sfide uniche e complesse che spaziano dal benessere, alle agevolazioni, alle imposte.

Grazie a un impegno proattivo, i professionisti dell’area global mobility possono aiutare le imprese multinazionali a gestire questo percorso incerto, identificando i rischi fiscali, gestendo le complessità e i costi, e consentendo ai dipendenti di lavorare ovunque si trovino.